Informations légales
Politique de confidentialité
La présente politique décrit la manière dont Erasmus International Student Community (« EISCo ») collecte et traite les données personnelles des utilisateurs et des participants. Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.
1Responsable de traitement
Le responsable du traitement est Erasmus International Student Community, association régie par la loi du 1er juillet 1901 — RNA n° W013005120, 76 allée Pierre Blanchet, 34090 Montpellier.
EISCo n’est pas légalement tenue de désigner un délégué à la protection des données. Un point de contact unique est mis à disposition pour toute question relative aux données : contact@eisco.fr.
2Données que nous collectons
Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités décrites ci-dessous :
- Identification et contact : nom, prénom, adresse de courriel, et le cas échéant numéro de téléphone et nationalité.
- Commandes : événements réservés, type et quantité de billets, historique d’achats, montants.
- Compte : adresse de courriel et, si vous en créez un, les éléments de votre profil. Vous vous connectez avec un mot de passe, par un lien à usage unique envoyé par courriel, ou avec Google, Facebook ou Apple (qui nous transmettent alors votre seule adresse de courriel). Votre mot de passe n’est jamais conservé en clair : seule une empreinte irréversible (scrypt) est gardée.
- Préférences de communication : si vous demandez à recevoir nos prochains événements par courriel, la date de cette demande et l’endroit où vous l’avez faite (inscription, billetterie, compte).
- Dossier de candidature, si vous postulez à un logement ou à une offre d’emploi : école, niveau d’études, langues, situation au regard du droit au travail, garanties. Ces éléments ne sont transmis qu’aux établissements auxquels vous postulez effectivement.
- Paiement : les coordonnées bancaires sont saisies sur l’interface de notre prestataire de paiement et ne sont ni collectées ni conservées sur nos serveurs.
- Messages de contact : si vous écrivez depuis le formulaire, votre nom, votre adresse, votre téléphone le cas échéant et le texte de votre message sont conservés — pour pouvoir vous répondre même si le courriel de transfert échoue.
- Prospection de professionnels : pour proposer à des résidences, agences et employeurs de publier sur le site, nous conservons leurs coordonnées professionnelles (nom de l’établissement, adresse, site, courriel et téléphone génériques, formulaire de contact), telles qu’ils les publient — avec la page d’où elles viennent — et l’historique de nos échanges. Aucune adresse nominative devinée, aucun particulier démarché.
- Avis sur un guide pratique : si vous répondez à « ce guide vous a-t-il aidé ? », nous conservons votre réponse, la langue de lecture et, le cas échéant, la phrase que vous ajoutez. Aucun compte, aucun cookie, et votre adresse IP n’est pas conservée : elle sert seulement à calculer un identifiant technique qui change chaque jour, le temps d’éviter qu’un même avis compte deux fois.
- Téléchargement du livret « Montpellier, mode d’emploi » : nous comptons chaque téléchargement avec la langue et la version du fichier, le pays et la ville approximatifs de connexion, le type d’appareil et le site d’où vous veniez ce jour-là. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi nous dire votre statut, votre établissement, votre pays d’origine, donner une note et un commentaire — tout est facultatif. Aucun compte, aucun cookie, adresse IP non conservée (même identifiant technique quotidien que ci-dessus). Votre adresse e-mail n’est enregistrée que si vous cochez la case pour être prévenu·e de la prochaine édition, avec la date de votre accord ; elle ne sert à rien d’autre.
Nous ne collectons pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD — santé, opinions, origine. Nous vous invitons à ne pas nous en transmettre.
3Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Gestion des commandes, de la billetterie et de l’accès aux événements | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Gestion du compte | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Envoi par courriel de nos prochains événements, si vous l’avez demandé | Consentement (art. 6.1.a) — case à cocher, décochée par défaut |
| Transmission d’une candidature à un logement ou à une offre d’emploi | Consentement (art. 6.1.a) |
| Réponse aux demandes, réclamations et service participant | Intérêt légitime / exécution du contrat (art. 6.1.b et f) |
| Prospection de professionnels (résidences, agences, employeurs) pour leur proposer de publier sur le site, à partir de leurs coordonnées professionnelles publiées | Intérêt légitime (art. 6.1.f) — opposition possible à tout moment |
| Obligations comptables, fiscales et de facturation | Obligation légale (art. 6.1.c) |
| Photographies et vidéos prises lors des événements | Consentement (art. 6.1.a) |
| Sécurité du site et prévention de la fraude | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
4Destinataires et sous-traitants
Vos données sont destinées aux personnes habilitées de l’association. Elles ne sont jamais vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.
Nous faisons appel aux prestataires techniques suivants, qui agissent sur nos instructions :
| Prestataire | Rôle | Lieu |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement des pages du site | États-Unis — Data Privacy Framework |
| Supabase | Base de données et stockage des images | région de Paris (Union européenne) |
| Stripe | Paiement en ligne | Irlande et États-Unis — Data Privacy Framework |
| Resend | Envoi des billets, des liens de connexion et, si vous l’avez demandé, de nos prochains événements | États-Unis — clauses contractuelles types |
| Make | Automatisation des flux, et repli d’envoi des billets | Union européenne |
| Telegram | Alertes internes à l’équipe : une nouvelle inscription y est annoncée avec le nom et le courriel du participant | Émirats arabes unis — clauses contractuelles types |
| Anthropic | Assistant interne et traduction des contenus publiés | États-Unis — clauses contractuelles types |
| Meta | Mesure de nos publicités Facebook et Instagram — seulement si vous acceptez les cookies publicitaires : pages vues et, lors d’un achat, montant et coordonnées chiffrées (voir la politique de cookies) | Irlande et États-Unis — Data Privacy Framework |
Si vous postulez à un logement ou à une offre d’emploi, votre dossier est transmis à l’établissement concerné, qui en devient destinataire. Cette transmission n’a lieu que sur votre candidature explicite, établissement par établissement.
5Transferts hors Union européenne
Certains prestataires du tableau ci-dessus sont établis hors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés : lorsque le prestataire est certifié au titre de l’EU-US Data Privacy Framework — décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 —, le transfert est réputé offrir un niveau de protection adéquat. À défaut, il repose sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission.
La certification d’un prestataire se vérifie sur dataprivacyframework.gov/list. La base de données, qui contient l’essentiel des données personnelles, est hébergée dans l’Union européenne.
6Durées de conservation
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Compte et commandes | Durée de la relation, puis 3 ans à compter du dernier contact |
| Documents comptables et factures | 10 ans (obligation légale) |
| Dossier de candidature | Jusqu’à sa suppression par vous, ou 3 ans après le dernier contact |
| Messages de contact | 3 ans à compter du dernier échange |
| Coordonnées professionnelles des prestataires démarchés | 3 ans à compter du dernier contact, ou jusqu’à votre opposition |
| Adresse inscrite à nos prochains événements | Jusqu’à votre désinscription, et au plus 3 ans après votre dernier contact |
| Preuve du consentement | Durée du traitement concerné |
| Photographies et vidéos d’événements | Durée d’utilisation, sous réserve de votre droit d’opposition |
| Avis sur un guide pratique | 3 ans, le temps de suivre si une réécriture a servi |
| Téléchargements du livret | 13 mois |
| Profil, note et commentaire sur le livret | 3 ans |
| Adresse laissée pour la prochaine édition du livret | Jusqu’à l’envoi de l’annonce de la prochaine édition ou votre demande de retrait, et au plus 3 ans |
Au terme de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.
7Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées (HTTPS), sessions signées cryptographiquement, accès restreint aux personnes habilitées, cloisonnement des données par organisation. Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair (empreinte scrypt) ; les liens envoyés par courriel pour se connecter ou choisir un nouveau mot de passe ne servent qu’une fois et expirent après 30 minutes ; changer de mot de passe ferme les autres sessions et vous est signalé par courriel.
8Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées, et en obtenir une copie.
- Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites permises par la loi.
- Limitation du traitement.
- Opposition au traitement, notamment à la prospection.
- Portabilité de vos données.
- Retrait du consentement, à tout moment.
- Directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Une pièce justificative d’identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité. Nous répondons dans un délai maximum d’un mois.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.
10Mineurs
Les événements proposés sont exclusivement réservés aux personnes majeures. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Si vous estimez qu’un mineur nous a transmis des données, écrivez à contact@eisco.fr pour leur suppression.
11Modification de la politique
Nous pouvons modifier la présente politique pour l’adapter aux évolutions légales ou de nos traitements. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de votre consultation ; sa date de mise à jour figure en tête de page.